운영 지원 및 자금 통제

저희가 고객사 국내 계좌의 승인 권한자로 등록되어, 지급에 사무실 외부의 승인이 필요하도록 만듭니다. 실무적으로는 현지에서 청구서와 승인 내역을 첨부해 지급 요청을 준비하고, 저희가 그 증빙에 근거해 실행합니다. 내부적으로 직무 분리를 만들 수 없는 규모의 사무실에 분리를 만들어 주는 것입니다. 지급 사기와 무단 지출이 발생하는 조건이 바로 그 상황입니다. 편의 서비스가 아니라 통제이므로, 증빙이 없는 지급은 거절합니다.

직무 분리에는 이해관계가 일치하지 않는 두 사람이 필요한데, 3인 사무실에는 대개 그 두 사람이 없습니다. 같은 사람이 발주하고, 검수하고, 청구서를 승인하고, 지급까지 실행하면 모든 표준 통제가 한 책상에서 붕괴합니다. 개인의 정직성에 대한 평가가 아니라 통제 취약점의 정의이며, 내부감사나 인수 실사에서 가장 먼저 지적되는 항목입니다.

두 방식 모두 가능합니다. 고객사 명의의 국내 계좌에 자금을 두고 저희가 서명권자로서 승인하고 대사하는 방식과, 저희에게 예치하고 지시에 따라 운용하는 방식이 있습니다. 대부분의 고객사는 전자를 선호합니다. 계좌가 고객사 명의와 재무제표에 남고, 저희는 그 위에 통제만 얹는 구조이기 때문입니다. 어느 쪽이 적합한지는 상황에 따라 말씀드립니다.

은행 잔액과 장부를 맞추는 일은 단순 반복 업무이고, 바로 그 이유로 여력이 부족한 현지 담당자가 가장 먼저 소홀히 하게 됩니다. 이를 외부의 월별 증빙 산출물로 만들면 비로소 통제가 됩니다. 대사되지 않은 계좌는 오류가 조용히 쌓이는 곳입니다. 이중 지급, 미기록 입금, 시차 차이인 줄 알았던 항목들이 그렇고, 감사에서 드러날 무렵에는 이미 1년이 지나 있습니다.

가능합니다. 저희 팀의 유자격 회계 인력이 일정 기간 재무 총괄 역할을 맡습니다. 담당자 퇴사, 휴직, 인수 통합, 또는 기장 대리로는 부족하지만 상근 인력을 두기에는 이른 단계를 커버합니다. 권한 범위는 서면으로 합의합니다. 권한이 불분명한 임시 관리자는 그 자체로 지배구조 문제가 되기 때문입니다.

대체로 내부감사 업무를 훨씬 수월하게 만듭니다. 내부감사는 통제가 존재했고 실제로 작동했다는 증거를 원합니다. 승인 기록이 남은 지급 내역, 증빙이 첨부된 월별 대사표, 실제로 적용된 경비 규정이 그것입니다. 이들이 현지 업무의 부산물이 아니라 저희의 산출물이므로, 감사 방문에 맞춰 누군가 새로 만들지 않아도 검토 가능한 형태로 이미 존재합니다.